Digitale Transformation exzellent gestalten. Beratung für Handwerk und Produktion

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Ein Monteur protokolliert via App seine Arbeitszeit

„Die Mitarbeiter sind der Schlüssel, damit die Digitalisierung gelingt.“ Modellprojekt „Digitale Excellence in NRW“ für Handwerk und Produktion

Modellprojekt "Lernen im digitalen Wandel - Digitale Excellence in NRW", gefördert aus Mitteln des Landes und des Europäischen Sozialfonds (ESF) – Beispielhafte Beratungsansätze für die digitale Transformation in KMU

„Wir müssen das hinkriegen, auch um junge motivierte Fachkräfte zu gewinnen“. Die Firma Kocher Elektrotechnik in Dortmund wurde im Rahmen des Modellprojekts „Digitale Excellence“ bei der Einführung einer mobilen Zeiterfassung für Monteure unterstützt. Entscheidend für den Erfolg: Die Beschäftigten wurden von Anfang an einbezogen. Das ESF-geförderte Modellprojekt erprobte praxisgerechte Ansätze zur Umsetzung digitaler Strategien in Handwerk und Produktion.

Arbeit 4.0: Modellprojekt "Lernen im digitalen Wandel - Digitale Excellence in NRW" – beispielhaft Umsetzungsstrategien für Betriebe aus Produktion und Handwerk entwickeln

Die Digitalisierung stellt enorme Herausforderungen und bietet gleichzeitig große Chancen für innovative und digitale Geschäftsmodelle und Produktionsmethoden. Wie sich diese Herausforderungen im Dreiklang von Technik, Arbeitsorganisation und Kompetenzentwicklung exzellent gestalten lassen, wurde im Modellprojekt "Lernen im digitalen Wandel - Digitale Excellence in NRW" aufgezeigt und aus Mitteln des Landes und des Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert.

Insgesamt 17 ausgewählte kleine und mittlere Unternehmen aus den Bereichen Metall, Elektro, Maler- und Lackiererhandwerk wurden bei der Einführung und Umsetzung von betrieblichen Digitalisierungsprozessen begleitet und bei der Gestaltung von Arbeit. 4.0 unterstützt. Im Fokus stand die beispielhafte Weiterentwicklung der Organisation und der Kompetenzen der Beschäftigten. Projektträger waren die Dortmunder Beratungsunternehmen mpool consulting GmbH und IGA mbH.

Digitalisierung der Zeiterfassung und Vereinfachung der Lohnbuchhaltung – Erfolg im zweiten Anlauf

Einer der beteiligten Betriebe war das Dortmunder Familienunternehmen Werner Kocher GmbH & Co. KG mit knapp 90 Beschäftigten, darunter 70 Monteuren. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Bereiche Starkstrom-, Schwachstrom- und Netzwerktechnik und betreut bundesweit Anlagenobjekte, etwa in Krankenhäusern, Industrieanlagen oder großen Einkaufs- und Geschäftshäusern.

Für Juniorchef Ferdinand Kocher ist die Digitalisierung von Geschäfts- und Arbeitsabläufen ebenso unausweichlich wie zukunftsweisend. „Wir müssen das hinkriegen, auch um junge motivierte Fachkräfte zu gewinnen“, sagt er mit Blick auf den Fachkräftemangel, der schon jetzt das Unternehmen erreicht hat.

Nachdem ein erster Digitalisierungsprozess in der Waren- und Betriebsmittelwirtschaft eher „schleppend bis katastrophal“ verlief, wie er selbstkritisch eingesteht, sollte es im zweiten Anlauf deutlich besser gelingen. Das Angebot zur Projektteilnahme, vermittelt über die Handwerkskammer, hat der Juniorchef daher gerne angenommen. Ohne die Unterstützung und Beratung durch das Projekt, ist er überzeugt, „hätten wir es nicht geschafft. Wir sind jetzt in der Umsetzungsphase und alles läuft reibungslos.“

In Kooperation mit den Projektberatern wurden zunächst Handlungsbedarfe und Digitalisierungspotentiale identifiziert. Dabei stellte sich schnell heraus, dass eine mobile Zeiterfassung für die Monteure nicht nur die Arbeitsorganisation modernisieren, sondern auch die Lohnbuchhaltung deutlich vereinfachen würde. Trotz der hoch technikaffinen Belegschaft stieß dieses Vorhaben allerdings auf große Bedenken und Widerstände, nicht nur bei den betroffenen Monteuren, die vor allem Datenschutzprobleme und weitreichende Kontrollmöglichkeiten durch den Arbeitgeber befürchteten. Auch vom Seniorchef und Vater Thomas Kocher kam deutliche Zurückhaltung mit der Begründung: „Das kostet viel Geld und bringt nichts.“

„Für das Projekt habe ich hart kämpfen müssen – auch in der Diskussion mit meinem Vater. Ich bin aber überzeugt, dass wir im 21. Jahrhundert nicht mehr mit der Stundenzettelwirtschaft aus den 1970er Jahren arbeiten können“, so der Juniorchef. Anders als beim ersten Digitalisierungsprojekt wurde jetzt die Belegschaft von Anfang an mitgenommen. In einem mehrstündigen, von den Projektberatern moderierten Workshop, an dem Unternehmensleitung, Mitarbeitende und Betriebsrat teilnahmen, konnten Bedenken ausgeräumt und zentrale Fragen geklärt werden. Erst anschließend wurden die entsprechende Software eingekauft und neue Dienst-Smartphones angeschafft, mit denen die Monteure jetzt via App ihre Arbeitszeit digital protokollieren. Das trägt auch sehr zur Entlastung der Lohnbuchhaltung bei, die die handschriftlichen Stundenzettel nicht mehr aufwendig vom Papier in den Computer eingeben und für das komplexe Entlohnungssystem nachbearbeiten muss.

Die Schulung für die Anwendung der Software übernimmt das beauftragte IT-Unternehmen, die Unterweisung der Monteure für die Handy-App macht der Juniorchef selbst: „Die App ist intuitiv anwendbar. Zwar nutzen einige ältere Mitarbeiter keine Smartphones. Aber da wir immer in Teams von Jüngeren und Älteren arbeiten, können sich die Kollegen gegenseitig unterstützen. Ich appelliere da an den Teamgeist und in der Praxis klappt das tatsächlich sehr gut.“
Für die Zukunft sieht Ferdinand Kocher noch einige Digitalisierungspotentiale, die im Unternehmen zu bearbeiten sind, und will das Schritt für Schritt umsetzen. Aus dem Projekt nimmt er dafür eine entscheidende Erkenntnis mit: „Technische Lösungen gibt es viele. Der Schlüssel zum Erfolg aber sind die Mitarbeiter. Sie müssen von Anfang an mitgenommen werden, wenn die Digitalisierung gelingen soll.“

Blaupausen für digitale Umsetzungsstrategien in kleinen und mittleren Unternehmen – Transfer sichern

„Uns ging es vor allem darum, pragmatische Blaupausen für digitale Umsetzungsstrategien und -prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen zu entwickeln und dabei den beteiligungsorientierten, partnerschaftlichen Ansatz in den Fokus zu stellen“, beschreiben die Projektpartner Andreas Franke, mpool, und Leif Grube, IGA, das zentrale Anliegen des Modellprojekts.

Dabei stützen sich die Berater auf das europäische Qualitätsmanagement-System der European Foundation for Quality Management (EFQM), das sie mit Blick auf Digitalisierungsprozesse weiterentwickelt und angepasst haben. „Das ist unser Instrument, um einen ganzheitlichen Radarblick auf die Geschäftsabläufe zu bekommen.“ Ergänzend haben die Projektpartner einen Online-Check zur digitalen Selbsteinschätzung entwickelt und erarbeiten auf dieser Basis pragmatische Wege für die Unternehmen, um Digitalisierungsprozesse anzugehen und daraus auch Kompetenzen und Schulungsbedarfe abzuleiten.

Bei der Digitalisierung sehen sie derzeit das Handwerk im „guten Mittelfeld“, wenngleich das Spektrum noch sehr breit ist: „Bei den beteiligten Unternehmen haben wir digitale Vorreiter, aber auch kleine Betriebe, die noch ganz am Anfang stehen. Oftmals ist die entsprechende Software schon vorhanden. Aber es ist nicht bekannt, wie sie sinnvoll und effizient eingesetzt werden kann und vor allem wie die Mitarbeiter dabei mitgenommen werden müssen“, so die Erfahrung der Berater.
„Unser Ansatz orientiert sich am Dreieck Mensch – Technik – Organisation und hat sich in den Beratungsprozessen im Laufe des Modellprojekts bewährt“, sagen die Projektpartner Andreas Franke und Leif Grube übereinstimmend. Das „Modell der digitalen Excellence“ wollen sie als Marke weiterentwickeln. Denn es sei auf viele andere Branchen im kleinen und mittelständischen Bereich gut übertragbar, so ihre Einschätzung.

Auf Messen und verschiedenen Fach- und Verbandsveranstaltungen ist das Beratungsmodell der digitalen Excellence bereits vorgestellt worden. Auch die Gesellschaft für innovative Beschäftigungsförderung (G.I.B.), die das Modellprojekt im Auftrag der Landesregierung begleitet hat, wird den Transfer weiterhin unterstützen.

Im Rahmen der G.I.B.-Schulungen zum ESF-geförderten Instrument der Potentialberatung sind für 2020 mindestens zwei Fachseminare geplant, um Beratungsunternehmen, öffentliche Einrichtungen und andere Multiplikatoren über den Beratungsansatz zu informieren und das Modell weiter zu verbreiten. Denn mit Blick auf Arbeit 4.0 erfüllt es eine wichtige Förderprämisse des Landes: Die digitale Transformation ist nicht nur Technik getrieben, sondern auch eine soziale Gestaltungsaufgabe, die partnerschaftlich und gemeinsam mit den Beschäftigten umzusetzen ist. Digitale Excellence gehört dazu.

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